Evenementen woordenboek

In het evenementen woordenboek vind je definities van woorden die veelal worden gebruikt in de evenementenbranche. 

A

Afbouw
Nadat een evenement is afgelopen, zal er gestart worden met de afbouw. Dit bestaat uit de afbouw van techniek, decor, catering, aankleding, meubels. Doorgaans wordt dit door de leverancier gedaan.

Afrok materiaal
Dit wordt gebruikt om podiumdelen netjes af te werken. Hiervoor kunnen verschillende materialen gebruikt worden, De meest gebruikelijke materialen zijn houten schotten of textiel.

Art work
Ontwerpen die door een vormgever zijn ontworpen.

B

Badge
Een badge is een Engelse term voor een naambordje, vaak worden voornaam, achternaam en functie hierop vermeld. Tijdens een evenement is een badge een handig middel om bezoekers herkenbaar te maken. Daarnaast kan een badge nog veel meer informatie bevatten over locatie, het programma, sponsors en contactpersonen. Ook wel de VOLDR-badge, vraag ons naar de mogelijkheden.

Banier
Het woord banier komt van het Engelse woord banner. Een banier is een visueel communicatie middel. Banieren zijn er in verschillende maten, vormen en materialen. Het is een handig middel om informatie te verspreiden, om het evenement te branden of om het podium een professionelere uitstraling te geven.

Beleving (experience)
De bezoeker is zo geïnvolveerd dat het een blijvende indruk achterlaat. De gebeurtenis is memorabel en zeer persoonlijk. Emotioneel, fysiek, intellectueel of zelfs spiritueel wordt de bezoeker geraakt.

Beurs
Een evenement dat meestal gericht is op een centraal thema of branche. Er zijn diverse stands en daarnaast zijn er vaak workshops en lezingen die door de bezoeker kunnen worden bijgewoond.

Branding
Branding is een Engelse term dat voortvloeit uit het woord brand. Een brand, ofwel merk is een middel om een bepaalde dienst/product bekendheid te geven. Branding is het doorvoeren van dit merk in bijvoorbeeld een evenement, door middel van herkenbare vormgeving terug te laten komen op het evenement in decor of evenementen items (badges, gadgets, conferentietas etc.)

Briefing
Omschrijving van de opdracht. Eén van de moeilijkste aspecten uit het traject 'van niets tot uitgewerkt ontwerp'. Een briefing is met name lastig omdat je enerzijds helder moet maken wat je ideeën en wensen zijn, maar anderzijds ruimte moet laten voor een creatieve invulling. Probeer vóór je met een evenementenbureau of leverancier aan tafel gaat zitten zelf je gedachten zo goed mogelijk op papier te zetten. Na het gesprek kun je om een schriftelijke terugkoppeling vragen (de debriefing).

Buma/Stemra
Is een belangenbehartiger van muziekauteurs in Nederland. Indien je gebruik maakt van beschermde muziek in het openbaar, op een evenement bijvoorbeeld, betaal je aan Buma/Stemra een vergoeding. De hoogte van het bedrag zal afhangen van de omvang van het gebruik. www.bumastemra.nl

C

Colli
Is een andere woord voor ‘stuks’ wordt bij verzendingen gebruikt om bijvoorbeeld het aantal dozen drukwerk aan te geven.

Congres
Een één of meerdaagse bijeenkomst, waar mensen kunnen luisteren naar en/of discussiëren met een of meer personen. Vaak wordt een centraal thema behandeld door diverse sprekers. Daarnaast zijn er soms parallel programma’s waar bezoekers onderling informatie kunnen uitwisselen.

Crowd management
Bij een evenement worden er vaak grote groepen mensen bij elkaar gebracht, dit brengt risico’s met zich mee. Crowd management houdt zich bezig met het in goede banen leiden van grote groepen mensen. Vraag een beveiligingsbedrijf om advies.

D

Doorloop
Een doorloop is een generale repetitie van het evenement. De projectleider van het evenement zal diverse partijen zoals techniek en sprekers hierbij betrekken.

Draaiboek
In een draaiboek staat van minuut tot minuut weergegeven hoe het evenement zal verlopen. In een tabel met wie, wat, waar en tijd staat dat weergegeven. Daarnaast bestaat het uit contactgegevens van alle betrokken partijen. In de productiefase is dit het belangrijkste document.

DTP
Desktop Publishing. Met behulp van een professioneel DTP-programma (meestal QuarkXpress of InDesign) wordt een ontwerp omgezet in een druk-klaar product.

E

Entertainment
Beslaat alle diverse amusementsvormen heeft als functie een groep mensen te vermaken.

Etiquette
Zijn omgangsvormen, het zijn regels of voorschriften die betrekking hebben op de manier waarop je in bepaalde situaties “behoort” te gedragen of te handelen. 

Evenement
Een evenement is een georganiseerde gebeurtenis. Evenementen kunnen openbaar/publiek zijn of besloten, bijvoorbeeld zakelijk evenementen.

Evenementen tekeningen in 3D
Een 3D tekening geeft duidelijk weer hoe een locatie van bijvoorbeeld een evenement eruit gaat zien. Middels de software Vivian of sketsup is dit gemakkelijk digitaal te ontwikkelen. Voor meer informatie, vraag ons naar de mogelijkheden.

Evenementen vergunning
Deze kun je aanvragen bij de gemeente, het geeft je het recht om het evenement te kunnen laten plaatsvinden. Vaste locaties hebben vaak een doorlopende evenementen vergunning.

Evenementen verzekering
Een verzekering, voor de risico’s die verbonden zijn met een evenementen die in opdracht van jou worden georganiseerd. Je kunt gebruik maken van deze verzekering indien jou evenement door een bij IDEA aangesloten evenementenorganisatiebureau wordt georganiseerd.

Experience
Zie Beleving

F

F&B (food en beverage)
Staat voor food & beverage en is de Engelse term voor hapjes en drankjes. Op evenementen wordt dit vaak voorzien door een cateraar.

Frontlicht
Al het licht dat van voren komt en op het podium schijnt en sprekers en of artiesten belicht. Dit licht heb je nodig om goed te kunnen zien wat er op het podium gebeurt

G

Gobo
Een gogo is een metalen of glazen dia die die geprojecteerd wordt in de ruimte. Gobo’s worden in de kast van een schijnwerper geplaatst om de lichtbundel zodanig te vervormen (afsnijden) dat er een voorstelling geprojecteerd wordt. Er zijn kant en klare gobo’s met eenvoudige afbeeldingen als sterren, cirkels enz. of gobo’s kunnen voor een productie op maat worden gemaakt.

Goody Bag/ gift bag
Het is een tasje gevuld met diverse gifts. Aan het einde van een evenement worden er vaak goody bags uitgereikt. Het geeft de mogelijkheid de bezoeker te bedanken en de sponsors nog eens extra onder de aandacht te brengen. Het is tegenwoordig ook mogelijk om een duurzame goody bag samen te stellen. Voor inspiratie en ideeën vraag ons naar de mogelijkheden.

H

Horizondoek
Is een doek dat gebruikt wordt om meer diepte te creëren op het podium. Het is gemaakt van heel poreus materiaal dat erg rekbaar is. Het horizondoek moet altijd strak hangen, wanneer er een vouw in zit is dat vanuit de zaal goed te zien.

Hostess
Om de gasten op een evenement welkom te heten, te registeren of wegwijs te maken kunnen er hostessen worden ingezet. Tevens is dit een vorm van beveiliging.

I 

IDEA
Independent Dutch Eventmarketing Association is een branchverengiging die staat voor kwaliteit. De IDEA stelt strenge eisen aan leden om de opdrachtgevers van zakelijke evenementen het beste te kunnen bieden. Daarnaast is IDEA het trefpunt voor informatie over en voor de branche en zorgt voor kennisontwikkeling en kennisoverdracht. www.ideaonline.nl

Incentive
Een incentive is een vooruitzicht gestelde beloning vaak gegeven of georganiseerd in de vorm van een geldbedrag, een cadeau, een uitstapje of een korte reis. Voor de organisatie van een incentive kun je een evenementen- of incentivebureau inhuren.

Interne meetings
Interne meetings zijn gericht op onderling overleg binnen een organisatie. Binnen grote internationale organisaties komen hierbij veel organisatorische aspecten kijken.

K

Keynote
Is een software programma van Apple, het geeft de mogelijkheid om digitale presentaties een professionele uitstraling te geven.

Kick-off
Een kick-off is de opening of start van een nieuw product of dienst. Een evenement rondom een kick-off kan helpen bij de bekendmaking en communicatie.

L

LCD
Een Liquid Crystal Display is een plat beeldscherm met een laag energieverbruik.

LED
Het woord led is een afkorting voor Light Emitting Diode, in het Nederlands: lichtuitstralende diode. Het is een nieuw soort lichtbron, het is erg energie zuinig en heeft een lange levensduur. Tijdens evenementen kan LED worden ingezet om sfeerlicht te creëren.

Live Communication
Een directe manier van communiceren, een evenement stelt je instaat dit te doen met je doelgroep. Middels Live Communication kun je mensen werkelijk raken.

M

MICE
Is een Engelse afkorting voor Meeting, Incentive, Conference en Event. Een gemakkelijke afkorting voor de omschrijving van de branche. (Net zoals wij Horeca gebruiken: Hotel, Restaurant en Café).

N 

Nacalculatie
Als een rekening op nacalculatie wordt op gemaakt betekend dat het precies aantal verbruikte product (bv. consumpties) aan je zal worden doorberekend.

O

Offerte
Een offerte is een prijsindicatie voor gevraagde dienst en/of product. Een evenementen offerte bestaat meetal uit een voorstel (inhoudelijk) en een begroting (financieel).

Opbouw
Het, op locatie, voorbereiden van het evenement. Denk aan de opbouw van techniek, decor en catering.

Opening
Een opening van, bijvoorbeeld een nieuwe bedrijfslocatie, kan een rede zijn voor een evenement. Dit zorgt voor meer bekendheid en geeft de doelgroep de bezoeker om kennis te maken.

Organisatiekosten
Organisatiekosten zijn de kosten die worden berekend door het organisatiebureau.

P

Par spots
Par staat voor ‘parabolic aluminized reflector’. Een par spot is een lamp die veel wordt gebruikt in de evenementenbranche maar ook in theaters en discotheken. Par spots worden meestal gebruikt in groepen. Voorbeelden zijn hierbij de 4-bar of 6-bar. Bar heeft hier de betekenis van staaf vanuit het Engels, en betekend in dit gevel 4 of 6 lampen aan een balk die in zijn geheel opgehangen worden. Par spots zijn er in verschillende maten en de kleur kan worden aangepast door het gebruik van kleurfilters.

Pax
Staat voor het aantal gasten.

PCO
Dit staat voor Professionele Congres Organisator, een specialist in het organiseren van  grote internationale congressen en bijeenkomsten.

Personeelsfeest
Een intern bedrijfsevenement, waarbij de medewerkers worden bedankt, geïnformeerd of geënthousiasmeerd.

Pipe and drape
Pipe & drape is een lichtgewicht geanodiseerd aluminium bouwsysteem voor het maken van tijdelijke afscheidingen in verschillende vormen, breedten en hoogten.

Placering
Is het neerzetten van stoelen in een ruimte, hierbij bepaald je hoe de zaal is ingedeeld en eventueel de tafelschikking.

Plenair
Voltallig. Tijdens een evenement zijn er vaak momenten waarop iedereen bijeen is, hier is dan een plenaire zaal of locatie voor nodig.

Podium beeld
Vooraf aan een evenement moet er worden nagedacht over de uitstraling van het podium. Een podium beeld geeft middels een schets een indruk van de uitstraling van het podium. Vaak een vooraanzicht vanuit de zaal, die de bezoeker zal aantreffen op het evenement.

Porti
Verzendkosten (meervoud van Porto)

Portofoon
Draadloos communicatie middel dat wordt ingezet tijdens evenementen. Het is een zeer betrouwbaar communicatie middel dat via de ether alleen onderling contact maakt.

Post onvoorzien
Deze post dienst als een soort veiligheidsmarge en mag ongeveer tien procent van de totale kosten bedragen.

Productie onsite
Werkzaamheden tijdens de productie op de dag(en) van het evenement zelf, het coördineren van het evenement, dit heet ook wel onsite productie. Dit is vaak een aparte post op het kostenoverzicht.

Productpresentatie
Een evenement ingezet om een product te presenteren aan een bepaalde doelgroep.

Projectmanagement
Dit is vaak een aparte kostenpost op het kostenoverzicht. Het gaat hier om de gemaakte uren door het evenementenbureau voor het organiseren van een project / evenement.

R

Rigging
Is een constructie om apparatuur zoals licht en geluid en ook decorstukken op een veilige manier te kunnen ophangen, meestal op of rondom het podium opgebouwd.

Runners
Medewerkers die ad-hoc werkzaamheden verrichten tijdens een evenementen productie.

S

Seamless Switcher
Een seamless switcher maakt het mogelijk om verschillende digitale input (meestal presentaties) naadloos op het scherm te presenteren. Dit voorkomt onhandige momenten tijdens de wisseling van verschillende sprekers met eigen presentatie, en zorgt dus voor een professionele uitstraling.

Seminars
Bijeenkomst waarbij lezingen en workshops centraal staan, de bezoeker komt om nieuw kennis te vergaren.

Social media
Social media is een verzamelnaam voor alle internet-toepassingen waarmee het mogelijk is om informatie met elkaar te delen op een gebruiksvriendelijke en vaak leuke wijze.  Het is een vorm van media waarbij het draait om het socialiseren met de omgeving waarin je je bevindt. Onder de noemer social media worden onder andere weblogs, wiki’s, sociale netwerken als Hyves, Facebook en LinkedIn en diensten als Twitter geschaard.

Special effect
Is een optische, mechanische of digitale techniek die op het podium of tijdens het evenement kunnen worden ingezet om effecten te realiseren  Er bestaan 3 types; optische effecten, mechanische effecten en geluidseffecten.

Stagehands
Zijn medewerkers die zich bezig houden met de opbouw en afbouw van podium en techniek. En tijdens het evenement verhelpen zij eventuele technische problemen.

Straatje
Ingangen van licht aan de zijkanten van het podium. Het podium is hierdoor beter uitgelicht en je heb minder last van schaduwen die het beeld verstoren.

Symposium
Een symposium is een eendaags studiebijeenkomst, waar een bepaald thema wordt behandeld. Middels forumdiscussie wordt er via het podium kennis gedeeld en de laatste kennis wordt besproken.

T

Truss
Een ophang systeem voor verlichting, geluidinstallaties, speciale effecten en gordijnen.

Tegenlicht
Al het licht dat van achter komt. Tegenlicht is nodig om diepte aan een lichtplan te geven, het licht schijnt vanaf achter op het podium naar voren. Door met de intensiteit te spelen is het mogelijk de aandacht van de toeschouwer te verleggen, zonder dat dit zo opvalt als met het frontlicht.

U

Uitkoop
Deze term wordt voor verschillende betekenissen gebruikt. Je kunt zowel een locatie uitkopen, dat betekend dat je de locatie voor een exclusief gezelschap afhuurt. Daarnaast wordt deze term gebruikt voor een vooraf bepaald bedrag per bezoeker voor bijvoorbeeld consumpties.

V

Valetparking
De auto van de gasten zal na aankomst bij de locatie door een parkeerwacht worden geparkeerd, hierdoor hoeft de gast niet te zoeken naar een parkeerplek. Bij vertrek wordt de auto weer voorgereden.

W

Wireless presenter
Het is een hulpmiddel bij digitale presentaties. Het heeft een ingebouwde laser waardoor het presenteren nog eenvoudiger en duidelijker wordt. Vanaf iedere locatie in de zaal of vergaderruimte kun je de presentatie bedienen zonder dat je achter de computer moet staan of zitten.

Workshop
Een cursus waarbij je in groepsverband een bepaalde activiteit onderneemt of een nieuwe vaardigheid aanleert.

Heb je suggesties op en of aanmerkingen mail naar Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien.